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时间都去哪儿了
谈如何高效地运用时间
作者:桂老师    心育坊来源:本站原创    点击数:407    更新时间:2017-4-7    
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时间都去哪儿了

——谈如何高效地运用时间

心理健康指导中心       桂思强

   “时间都去哪儿了,还没好好感受年轻就老了。生儿养女一辈子,满脑子都是孩子哭了笑了。时间都去哪儿了,还没好好看看你眼睛就花了。柴米油盐半辈子,转眼就只剩下满脸的皱纹了。”每每听到《时间都去哪儿了》这首歌曲,总是不由感叹日月如梭,光阴似箭,岁月无情。每个人来到这个世界时,上天都会送给他一份叫做时间的礼物。对所有人而言,这份礼物都是如此公平:任何人都是一天24小时,即每天1440分钟。据说,在瑞士当有婴儿出生,就会在户籍卡中为孩子登记姓名、性别、出生时间及财产等诸项内容。特别有趣的是,瑞士人在为孩子填写拥有的财产时都会填上“时间”。时间这笔上天赐给人的财富对于每一个人来说的确是公平的,任何人一天都是1440分钟,但因人们对待时间的态度并不相同,时间贡献的效益也就大相径庭了。普通人和成功者的差别就在于使用时间的方式不同!人们往往认为,时间还很富裕,几分钟的时间也没有什么用处。持这种观点的人看看下面这个例子,就明白时间的价值有多大了。据说贝尔在研制电话机时,另一个叫格雷的人也在进行这项试验。两个人几乎同时获得了突破,但是贝尔到达专利局的时间比格雷早两个小时。当然,这两个人是不知道对方的,但贝尔就因这120分钟而取得了成功,而格雷则因为晚到了120分钟而与成功失之交臂。美国著名学者伯纳德·伯伦森在他90岁生日前夕,朋友问他最珍惜什么,他说:我最珍惜时间。我愿意站在街角,手中拿着帽子,乞求过往行人把他们不用的时间扔在里面。在我们生活的空间中,时间是最宝贵的资源,但它也最容易溜走,最容易被浪费。我们应该学会高效运用时间投资经营自己的生命。有人很会经营,他用上天赐给的时间做了很多的事,最终取得成功。其实,成功的人都是运用时间的高手。但有的人,却不会利用这份宝贵的资源,你看他:早晨醒来还躺在被窝里浪费时间;应该开始学习了,他偏要跟同学闲聊上几分钟;对于意义不大的电视剧看个昏天黑地……不知道有多少时间就这样白白溜走了,没有产生任何效益,多可惜!

    庸碌的人,消磨时间;成功的人,善用时间。想成功的我们应该如何高效运用时间呢?先来欣赏一个有关时间管理的故事吧。在一节学习时间管理的课上,教授在桌子上放了一个装水的罐子,然后又从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。当教授把石块放完后问他的学生:“你们说这罐子是不是满的?”“是。”所有的学生异口同声地回答说。“真的吗?”教授笑着问。然后再从桌底下拿出一袋碎石子,把碎石子从罐口倒下去,摇一摇,再加一些,再问学生:“你们说,这罐子现在是不是满的?”这回他的学生们不敢接着回答了。最后班上有位学生怯生生地回答道:“也许没满。”“很好!”教授说完后,又从桌下拿出一袋沙子,慢慢的倒进罐子里。倒完后,再问班上的学生:“现在你们再告诉我,这个罐子是满了还是没满?”“没有满。”全班同学这下学乖了,大家很有信心地回答说。“好极了!”教授再一次称赞这些学生们。然后,教授从桌底下拿出一大瓶水,把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子。当这些事都做完之后,教授严肃地问同学们:“你们从这件事情中懂得了什么道理?”班上一阵沉默,一位自以为聪明的学生回答说:“无论我们的工作多忙,行程排得多满,如果要逼一下的话,还是可以多做些事的。”这位学生回答完后心中很得意地想:“这门课到底讲的是时间管理啊!”教授听到这样的回答后,点了点头,微笑道:“答案不错,但并不是我要告诉你们的重要信息。”说到这里,这位教授故意顿住,用眼睛向全班同学扫了一遍说:“我想告诉各位最重要的信息是,如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里去,你也许以后永远没机会把它们再放进去了。”这个故事多么耐人寻味呀。当我们面对学习中纷繁复杂的科目和内容时,是不是也应该按重要性和紧急性的不同组合确定处理的先后顺序,做到鹅卵石、碎石子、沙子、水都能放到罐子里去呢?要做到这些,我们必需学会高效地运用时间。美国著名管理学家科维曾提出一个著名的时间管理理论,他把事情按照重要性和紧迫程度的不同划分为四个“象限”:重要而且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不重要而且不紧急。这就是关于时间管理的“四象限法则”。(也称帕累托时间坐标体系   关于时间管理的“四象限法则”(也称帕累托时间坐标体系)一经面世便得到世人的认可,要讨论时间管理,“四象限法则”几乎是必不可少的。这个法则的主要意思就是按照两个维度的变量划分成四个区间,然后按照四个区间的定义将我们的事情分类。这两个维度分别是重要性和紧急性,由此划分成的四个区间分别是重要而且紧急,重要但不紧急,紧急但不重要,不重要而且不紧急。何谓之重要?何谓之紧急?正如一千个读者心目中有一千个哈姆雷特一样,一千个人也会对什么事重要和什么事紧急有一千个答案。即使是同一个人在不同的时间或不同的情况下可能对重要和紧急的理解都会有所差异。所以“四象限法则”不是教大家找到什么事情是重要和紧急的,而是灌输一个理念、传达一个信息,即面对任何事务,我们心目中都要坚持这样一个原则,就是不管什么时候我们都要坚持对准备接受的事务做出一个快速而准确的判断,这件事情对我而言是重要的吗?是紧急的吗?重要性主要是针对事务和我们已经设定的目标是否相吻合,吻合度越高就代表越重要,只是这个吻合度如何确定,那就只能是靠个人决定了!紧急的判断标准是事务完成的时间要求了,这个比较容易理解,难点是在如何确定多长时间要求才是紧急的。这个标准是因人而因的,只是一旦定下了标准,最好尽量不要改动它,因为一旦已经订好的标准经常变动,那么结果只能是你永远都不知道什么事情才是紧急的,那么你永远都会为所谓“紧急”的事情而在奔波忙碌。时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的事情上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。在人们的日常工作中,很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做,随着时间的推移,造成工作质量的下降。因此,应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个象限的事务上是必要的。下面让我们一起对这四个象限的划分进行深入了解以有利于我们对时间进行深刻的认识及有效的管理。

1、第一象限是重要而且紧急的事情

    这个象限包含的是一些紧急而重要的事情,这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避也不能拖延,必须首先处理优先解决。例如自己要参加的即将进行的重要比赛或考试,救火,抢险,疾病的诊治等。界定这类事情是需要我们的经验和判断力的,也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了,我们很可能会变成行尸走肉。但我们也不能忘记,很多重要的事往往都是因为一拖再拖或事前准备不足而变成迫在眉睫。该象限的本质是缺乏有效的计划,导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下常人的通常状况,即“忙”。

2、第二象限是重要但不紧急的事情。

    第二象限不同于第一象限,这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但它具有重大的影响和意义,比如知识的积累,维持健康的体育锻炼,有意义的爱好、技能的长期练习,好习惯的养成与不良习惯的纠正,与人良好的沟通、相处能力的培养,各种突发事件的应急训练,做计划,体检等。这类事情大都可以用未雨绸缪来描述。未雨绸缪这个成语的意思是说在下雨之前或者是不下雨的时候要先修缮房屋门窗,以防备下雨的时候挨雨淋。不下雨的时候并不需要急于修缮房屋门窗,修缮房屋门窗是不紧急的事情。不漏雨的屋子对于雨天来说绝对的重要,这件事在不下雨的时候准备,才能够保证在下雨天也不影响工作的进行。未雨绸缪是对第二象限事件管理的形象描述。生活工作中好多重要的工作,都需要在事件出现之前做好准备,这就是制定计划的原因。制定计划的目的是把那些重要而不紧急的事情,按部就班地高效完成。因此要学会怎么样制定计划,怎么样做准备。计划、准备、学习、培训等事情都是重要的预防或者是重要的储备工作。

3、第三象限是紧急但不重要的事情。

    第三象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情,这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区,认为紧急的事情都显得重要,表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉,实际上就算重要也是对别人而言。像无谓的电话、附和别人期望的事、打麻将三缺一、突然接到的饭局邀请等事件都并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急就会占据人们的很多宝贵时间。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。其实,许多这类看似很紧急的事,拖一拖,甚至不办,也无关大局。

4、第四象限是不重要而且不紧急的事情

    第四象限的事情大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有重要性,这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间,是在浪费生命。比如看令人上瘾的无聊小说、看毫无意义的电视节目、发呆、上网、闲聊、游逛。我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分事情也不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。像阅读令人上瘾的无聊小说、看毫无意义的电视节目、发呆等,这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。

不同的人对所谓重要和紧急的事情的定义都不尽相同,同一个人因为压力、情绪、心情的不同也有可能不同。比如看心理医生进行情绪调节对很多人来说是不重要不紧急,但是如果对于一个遇到重大挫折且宣泄无门的人来说就是重要而紧急的。对于一个连续加班N天,每晚工作到深夜、身心疲惫的人来说,看电影旅游散心等在其他人看来不紧急不重要的事情对其而言却是重要而紧急的。所以说我们在面对各种事情时,一定要结合自身的目标设定及身心状态来确定各个事务的象限归类。归类划分很重要,但更重要的是我们应该用什么样的方式来处理四个象限的事务,才能保证我们的时间管理能够有效进行。针对四个象限的事情,我查阅了很多资料,发现大都是给出以下处理意见:第一象限的事情要马上去做,第二象限的事要安排好计划去做,第三象限的事是授权别人去做,第四象限的事是尽量不要做。重要而紧急的事情要马上做,这是没有问题的,但是在处理这个象限的事务的时候我们要时刻都要记住这样一个原则,就是马上做之前还有一个动作,就是判断这件事情能否往第二象限重要不紧急的方向转移,或许大家的结论都是悲哀的,现实状况下几乎是不可能的,但是如果我们作为自己时间的管理者都不能坚持来主导自己的时间,那么根本就不会有人会帮助你管理时间的,这也是反映了时间管理的最重要原则就是自主性。在面对紧急而重要的事务的时候首先思考能否转移,询问事务的发起者,发表自己的意见,争取将事务的性质进行转变,另外就是提前准备。第一象限是救火象限,长期呆在一象限会让人筋疲力尽。第二象限是重要但不紧急,这一类的事情按道理来说就算是自己所做的工作计划中有序开展的内容了。因为是和目标高度吻合,而且已经提前做好了计划、有充分准备的工作,理所当然的这种类型的事情势必会是我们重视并且得到妥善处理的。而现实中却恰恰相反,第二象限的事情受到了第一和第三象限事情的挤压和阻拦,使得这个区域的事情很多时候由重要不紧急变成了重要而紧急,因为原本计划好的时间都被紧急的事情占用了,唯一的结果就是让不紧急变成了紧急。所以在对待第二象限的事情时,我们要有一个坚持的态度,坚持一个原则底线,不管其他紧急的事情如何扑面而来,也不要让其影响到这个象限的事情。一旦发现紧急的事情造成恶劣的影响,有人就会说那我加班来处理不就行了嘛?加班就是一种不良现象,就是因为时间管理不科学才迫使你要加班,所以说时间管理中出现加班就是管理失败的表现了。在四个象限当中,第二象限的工作(准备工作,预防措施,计划,人际关系的确立,增进自己的能力等)是最重要的也是最体现我们的时间管理的质量的,这是时间管理中的第一原则。第二象限是质量象限,它决定了我们工作与生活的质量,要长期坚持做。第三象限是紧急不重要,这是一个很纠结的区域,既然是紧急的事情,那么按照我们的思维习惯那就要赶紧去完成它,但是它却不重要,也就是说它极有可能不在我们的目标范围之内的,是属于额外的不可预见的事情,而且最为关键的是,这些紧急不重要的事情很有可能是由一些“极为关键”的人所下达的。稍微不慎,会导致极其恶劣的后果,那可如何是好。好多的材料给出的指导意见是:授权别人去做。先不讨论这种方法的实际操作性,仅就这种做法的逃避态度我觉得就不是很恰当。凭什么别人就愿意接受你的授权呢?凭什么你就能授权呢?最重要的是有多少人具备这种授权的资源呢?授权是目标管理的一种手段,其存在的最基本因素是必须有部属。而对于大部分没有部属的人而言,授权似乎只是一种飘渺虚幻的概念而已。对待紧急不重要的事情,我的意见是可推则推,推不掉也要告诉对方你的态度,另外还有就是分门别类的把这些所谓的“紧急不重要”的事务记录下来,作为下次对方又要你处理类似事务的谈判筹码。当然,推的意思不是说要推卸责任,推的目的是在确认这项事情确实是属于你的工作职责范畴的基础上尽最大能力将其转化为不紧急的事务。再说上面提到的授权,在我看来恰恰是这样的授权过多过滥,才导致了很多人每天不得不面对众多的“紧急而不重要”的事务。某些管理者在要求自己的部属在执行一些临时下达的任务的时候,想一想是否自己就是那个造成自己的部属过于忙乱的原因之一。第三象限是蒙蔽象限,这个象限的事情往往会蒙住我们的眼睛,感觉自己非常充实,其实往往是在做不重要的事情。第四象限是不紧急不重要的事情,相对而言,我是最不认可这个象限的说法的,哲学上说存在即合理,任何事务都有着其存在的价值,就算是不紧急不重要,但并不代表它没有作用。但是查阅了好多关于第四象限法的材料,对第四象限的事务大都是这样一个态度:不紧急不重要的事务,尽量取消不要去做。在讨论应该如何对待第四象限的事务前,我们首先来看看与之相匹配的事务:看电影、打牌、聊天、唱卡拉OK……其实这些看似不重要的事情是我们工作和生活中的润滑剂,是调节工作强度和生活压力的调和品,所以这些放在第四象限的事情有些我们要根据自己的价值观取向来决定是否需要调整,那些看似无关紧要的事情也请做好规划,只是规划的时候要有意识的将其所占时间的比例降到最低,例如打牌唱歌,若每天都要参与,那就不是娱乐活动而是成为一份工作了。第一象限和第四象限是相对立的,而且是壁垒分明的,很容易区分。第一象限是紧急而重要的事情,每一个人都会分析判断那些紧急而重要的事情,并把它优先解决。第四象限是既不紧急又不重要的事情,有志向而且勤奋的人懂得少做或不会去做。第二象限和第三象限最难以区分,第三象限对人们的欺骗性是最大的,它很紧急的事实造成了它很重要的假象,这类事情往往耗费人们大量的时间。依据紧急与否是很难区分这两个象限的,要区分它们就必须借助另一标准,看这件事是否重要。也就是按照自己的人生目标和人生规划来衡量这件事的重要性。如果它重要就属于第二象限的内容;如果它不重要,就属于第三象限的内容。具有假象的第三象限里的事情因为它的紧急性往往使人们难以脱身,所以人们经常会跌进第三象限而无法自拔。例如,打麻将的时候三缺一,只要一玩起来就很难脱身,而且要耗费很长的时间才能打出结果。第一象限的事情必须优先去做,第四象限的事情聪明的人不会去做或很少去做。第三象限的事情往往是对自己而言没有意义的,但是又很难缠,因此,必须想方设法走出第三象限。第一象限的事情重要而且紧急,由于时间原因人们往往不能做得很好。第二象限的事情很重要,而且会有充足的时间去准备,有充足的时间去做好。可见,投资第二象限,它的回报才是最大的。如果你总是有紧急又重要的事情要做,说明你在时间管理上存在问题,设法减少它。尽可能地把时间花在重要但不紧急的事情上,这样才能减少第一象限的工作量。对于紧急但不重要的事情,其实,许多看似很紧急的事,拖一拖,甚至不办,也无关大局。不重要也不紧急的事情尽量少做。四个象限的事务因应其重要性和紧急性不同,他们在我们的时间安排中占据比例各不相同,这里给出一个参考比例,大家可以对照自己的实际情况进比对分析,第一象限约占20%,第二象限约占65%,第三象限约占10%,第四象限约占5%。这些数值只是反映了一个概念,没有绝对的意义,因为实际上没有人能过做到准确无误的统计每时每刻所发生的事情所占用时间的绝对量。最后我们总结一下,“四象限法则”是提供给我们一项对待时间管理的工具和概念,让我们在做计划和面对各项事务的时候要有一种良好的态度习惯,不但要有主动积极的态度还要有科学合理的思维习惯。

大道至简,知易行难,知行合一,得道功成。也就是说,大道理往往简单易懂,但做起来很难,只有真正做到知行合一,这些大道才真正能帮助自己取得成功。俗话说得好:心动不如行动。你知道应该怎样运用时间了吗?先欣赏两个故事吧。从前,有一个教徒每天都到教堂祈祷,每次祷告的内容几乎相同:“上帝啊,请念在我多年来敬畏您的份上,给我一次机会让我中一次彩票吧!阿门!”这样的祈祷持续了三年。这一天,当这个教徒又跪在圣坛前祈祷:“上帝啊,求您让我中一次彩票吧!”上帝真的出现了。你猜上帝对这位教徒说了一句什么话。上帝是这样说的:“我一直在听你的祷告。可是三年来,你只有愿望没有行动,可怜的孩子啊,最起码你也该去买一张彩票吧!你只想不做,你让我怎么帮助你呢?”另一个故事是前苏联的著名科学家巴甫洛夫曾给他的学生们讲过的一个故事:夜深了,一位巴格达商人走在黑漆漆的山路上。突然,有个神秘的声音传来:“弯下腰去,多捡些小石子儿,明天会有用的!”商人弯下腰,捡起几颗小石子儿。到了第二天,商人从口袋中掏出小石子儿看时,才发现那所谓的小石子儿原来是一颗颗亮晶晶的宝石!自然,也正是这些宝石,使他立即变得后悔不迭天啊!昨晚怎么就没有多捡些呢?巴甫洛夫在讲完之后意味深长地说了这么一段话:“教育就是这么回事当我们长大成人之后,才会发现以前学的科学知识是珍贵的宝石;我们这时也会为没有珍惜过去的时间而懊恼,因为我们学到的毕竟太少了!”亲爱的同学们,看似普普通通的每一分每一秒是不是很像那不起眼的“小石子”呢?何去何从,我相信聪明的你一定懂得。

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